При выполнении необходимых задач мы часто сталкиваемся с проблемой, когда не успеваем выполнить их в срок, хотя можем работать в течение всего дня. Это происходит по той причине, что во время работы мы можем отвлекаться на сиюминутные, на первый взгляд, дела, которые занимают гораздо больше времени.
Недавно Калифорнийский университет проводил расследование, в ходе которого определялось, сколько офисному работнику в среднем требуется времени, чтобы вернуться к работе после просмотра электронной почты, ответа на рабочий звонок или небольшого перерыва на скролл новостной ленты. Среднестатистические показатели сообщают, что человеку требуется около 23 минут (!), чтобы вновь приступить к выполнению поставленной задачи.
Наша жизнь наполнена ежедневными привычками, которые, на первый взгляд, занимают пару минут, но на деле сильно снижают эффективность в работе и сосредоточенность на задачах. Чтобы улучшить продуктивность и исключить потерю внимания и концентрации на работе, от этих привычек необходимо избавляться.
Открывать слишком много вкладок в браузере
Во время работы за компьютером многие из нас любят открывать не один десяток интернет-вкладок, превращая браузер в настоящую «свалку» информации, от которой потом не получается избавиться из-за того, что ее страшно потерять.
Американский институт Карнеги Меллона проводил опрос на тему переизбытка вкладок в поисковике, и более половины респондентов призналось, что им не удается закрывать лишние вкладки, ведь они боятся потерять хранящуюся сам информацию, но забывают сохранять ссылку. У 30% опрошенных присутствует страх навсегда утратить данные, содержащиеся на десятках открытых веб-сайтов. Создатель вкладок в браузере Адам Стайлз объясняет это человеческой психологией, не позволяющей нам упускать ценные (или якобы ценные) знания.
Чтобы избавиться от проблемы накопления ненужных вкладок, многие пользователи интернета пользуются утилитами, автоматически закрывающими страницы, на которые человек давно не заходил. Для сортировки открытых вкладок можно воспользоваться органайзером One Tab, который превращает все открытые сайты в список, не отвлекающий внимание. Если речь идет о рабочем месте, то для нерабочих вкладок рекомендуется иметь отдельный браузер.
Тратить время на ненужные встречи
Опрошенные офисные работники и фрилансеры часто сходятся во мнении, что в их рабочем процессе слишком много созвонов и конференций, суть которых вполне можно было передать одним коротким электронным письмом или даже сообщением в мессенджере. Живой разговор всегда занимает больше времени, заставляет работать иные отделы головного мозга и отвлекает от основного рабочего процесса.
Чтобы сэкономить драгоценное время на работе в компании, где начальство часто прибегает к часовым конференциям, чтобы проверить занятость сотрудников, можно предложить сменить формат проверки на заочный. Если же звонок необходим и его повестка четко обозначена, сотрудник вправе уточнить, сколько времени уйдет на беседу, полезна ли для него будет конференция, какие вопросы на ней собираются поднимать, касающиеся конкретного работника.
Регулярно проверять смартфон
Телефон давно стал неотъемлемой частью жизни большинства людей на планете. Он выполняет функцию рабочего инструмента, источника необходимой информации, способа коммуникации и развлечения. Смартфоны настолько крепко поселились в наших жизнях, что преследуют нас везде, даже на работе.
Исследование интернет-ресурса Reviews.org, проводившего опрос среди жителей США, показало, что около 66% респондентов проверяют свой телефон более 150 раз за сутки, а 75% опрошенных признали свою зависимость от гаджетов.
Ключевая ошибка многих работников заключается в том, что перед началом работы они кладут свое мобильное устройство перед собой и заглядывают в него при первой возможности — во время запуска компьютера, загрузки файла или открытия браузера. Чаще всего сиюминутная проверка времени и погоды превращается в пустую трату 10-20 минут рабочего времени.
Чтобы снизить отвлекаемость на мобильные устройства, перед началом работы необходимо выключить уведомления от мессенджеров и социальных сетей, заходить туда только во время организованных пауз и перерывов. Если с соблазном бороться не получается, можно попробовать полностью выключить телефон или убрать его в зону недосягаемости: в сумку, в другое помещение или в ящик – места, где наш глаз не увидит желаемое устройство.
Решать все новые задачи моментально и самому
При работе в коллективе поступление новых поручений или заданий – обычная практика. Некоторые сотрудники, увидевшие в конференции новое сообщение, сразу же приступают к выполнению задачи, забывая об основном задании. Выбирая способ «быстро и самостоятельно» разобраться с поручением, мы часто упускаем из внимания куда более эффективные способы решения вопроса.
Прежде чем уделять внимание новому заданию, следует понять, точно ли оно входит в зону ответственности работника, можно ли к его выполнению подключить других коллег для повышения эффективности, нужно ли задать начальству вопросы, которые упростят предстоящий труд. Работа в коллективе может сэкономить силы и время каждого из сотрудников, а наличие разных мнение на одинаковую ситуацию поможет выбрать наиболее подходящий способ ее разрешения.
Выполнять множество «сиюминутных» дел
Каждый из нас знаком с прокрастинацией, неосознанным выполнением мелких задач во время основной работы. Когда мы во время выполнения задачи отвлекаемся на смахивание пыли с монитора, составление графика уборки дома, раскладывание канцелярских приборов по нужному порядку, мы можем не заметить, что потратили на это час или больше. «Моментальные» задачки идут одна за другой и в итоге перерастают в проблему острой нехватки времени на важную деятельность.
Для решения этой сложности следует составлять строгий список вещей, которые нужно сделать за день. Если в это число входят «сиюминутные» дела, на них также лучше выделить определенное время, не пересекающееся с рабочим. Если какую-то из задач получится делегировать коллеге – такой возможностью лучше воспользоваться, ведь это здорово сэкономит время и энергию.
Регулярно проверять рабочие чаты и почту
При работе с коллективом не нужно каждую минуту заглядывать в рабочие конференции и брать на себя каждую задачу, ведь это может помешать выполнению ключевой задачи. Коллеги, увидевшие, что один из работников постоянно одним из первых откликается на сообщения, станут чаще обращаться к нему напрямую и делегировать все больше мелких задач.
Чтобы снизить нагрузку и стресс на работе, следует ограничить количество проверки почты до 3 раз в день и выключить уведомления о новых сообщениях. Также необходимо заранее сообщить коллегам, когда работник сможет ответить на сообщения, а в какие часы его не следует отвлекать от работы.
